중국구매대행에서 분쟁이 나는 순서는 거의 같습니다. 물건이 도착하고, 사양이 다르다는 걸 알게 되고, 공장에 따지면 "그렇게 말한 적 없다"는 답이 돌아옵니다. 이때 손에 남는 것이 문서에 적힌 글자입니다. 채팅에서 오간 말은 번역을 거치며 뜻이 흐려지고, 통화는 아예 남지 않습니다.
이 글은 중국수입대행으로 발주할 때 쓰는 발주서와 사양서를 다룹니다. 무엇을 적어야 하는지, 왜 구두 약속은 힘이 없는지, 중간에 바뀐 내용은 어떻게 남기는지를 순서대로 적었습니다. 견적 요청 단계의 내용은 견적 요청서 글에 따로 있고, 여기서는 견적을 받은 뒤 확정하는 단계만 봅니다.
발주서와 사양서는 서로 다른 문서입니다
둘을 한 장에 섞어 쓰는 분이 많은데, 역할이 다릅니다. 나눠 두면 나중에 확인하기 쉽습니다.
- 발주서(PO) — 얼마를, 몇 개, 언제까지, 어떤 조건으로 사겠다는 거래 문서입니다. 단가·수량·결제 조건·납기가 들어갑니다.
- 사양서 — 물건 자체가 어떠해야 하는지 적은 문서입니다. 재질·치수·색상·포장·라벨 같은 것입니다.
- 기준 샘플 — 글로 다 못 쓰는 부분을 눈으로 보여주는 실물입니다. 문서와 샘플이 어긋나면 어느 쪽이 우선인지도 적어 둬야 합니다.
발주서는 한 번 정하면 거의 안 바뀌지만, 사양서는 생산 중에 몇 번 고쳐지기도 합니다. 그래서 둘을 나눠 관리하는 편이 낫습니다. 샘플을 어떻게 받고 무엇을 확인하는지는 샘플 글에 적었습니다.
구두 약속이 남지 않는 이유
"그건 당연히 포함이죠"라는 말이 가장 위험합니다. 당연하다고 생각하는 기준이 한국과 중국 현장에서 다르기 때문입니다.
- 번역을 거치면 수식어가 사라집니다. "튼튼하게"는 중국어로 옮기면 기준이 없는 말이 됩니다. 두께 몇 밀리, 하중 몇 킬로처럼 숫자로 바꿔야 전달됩니다.
- 담당자가 바뀝니다. 이우 시장 가게는 사장님이 직접 받아도, 공장은 영업 담당과 생산 담당이 따로 있습니다. 영업에게 한 말이 생산 현장까지 가지 않는 경우가 흔합니다.
- 재발주 때 기억이 갈립니다. 첫 발주에서 합의한 내용을 두 번째 발주에서는 서로 다르게 기억합니다. 이 문제는 재발주 글에서 따로 다뤘습니다.
중국 쪽 거래에서 위챗이 표준 채널이 된 이유와 텍스트로 남겨야 하는 것들은 공장 소통 글에 정리해 두었습니다. 요점은 하나입니다. 합의한 것은 글자로, 날짜와 함께 남깁니다.
사양서에 반드시 들어가야 하는 항목
품목마다 세부는 다르지만 빠지면 사고가 나는 항목은 대체로 정해져 있습니다.
- 재질과 두께 — "스테인리스"가 아니라 어떤 등급인지, "플라스틱"이 아니라 어떤 수지인지까지 적습니다. 재질은 단가를 가장 크게 움직이는 항목이면서, 몰래 바뀌기도 가장 쉬운 항목입니다.
- 치수와 허용 오차 — 길이·폭·높이에 오차 범위를 붙입니다. 오차를 안 적으면 공장은 자기 기준으로 판단합니다.
- 색상 — 색 이름 말고 색상 번호나 기준 샘플로 정합니다. 화면으로 본 색은 모니터마다 다릅니다.
- 포장 방식 — 낱개 포장인지, 몇 개 단위 묶음인지, 외박스 규격이 무엇인지 적습니다. 외박스 치수는 운임과 세금을 같이 움직이므로 포장·외박스 글을 함께 보시길 권합니다.
- 라벨과 표시 — 원산지, 한글표시사항, 바코드 위치를 정합니다. 이것이 빠지면 통관에서 걸릴 수 있어 원산지·한글표시 글과 연결됩니다.
- 구성품 — 본품 외에 설명서, 부속, 사은품이 들어가는지 하나씩 적습니다.
발주서에는 무엇을 적나요
발주서는 돈과 시간에 관한 문서입니다. 사양서보다 항목이 짧지만 하나라도 비면 싸움이 길어집니다.
- 단가와 수량, 총액 — 세 숫자가 서로 맞아야 합니다. 통화(위안인지 달러인지)와 부가세 포함 여부도 적습니다.
- 결제 조건 — 선금 비율, 잔금 시점, 송금 방식입니다. 잔금을 언제 보내느냐가 검품 때 협상력을 정하므로 대금 지급 글을 먼저 보시는 편이 좋습니다.
- 납기 — "20일 정도"가 아니라 날짜로 적습니다. 생산 기간이 왜 흔들리는지는 일정 글에 적었습니다.
- 거래 조건 — EXW·FOB 같은 조건입니다. 용어가 낯설면 중국 무역 용어 사전에서 확인하실 수 있습니다.
- 검품 기준과 불량 처리 — 불량률 허용 범위와 불량이 나왔을 때 교환·환불 중 무엇으로 처리하는지 미리 적습니다.
발주서의 금액은 나중에 인보이스와 맞춰야 합니다. 두 문서가 어긋나면 통관에서 문제가 되므로 인보이스·패킹리스트 글도 같이 보시기 바랍니다.
중간에 바뀐 내용은 이렇게 남깁니다
생산 중에 수량을 줄이거나 색을 바꾸는 일은 흔합니다. 바뀌는 것 자체는 문제가 아닙니다. 바뀐 사실이 기록에 안 남는 것이 문제입니다.
- 변경이 생기면 말로 끝내지 않고 변경 내용만 한 줄로 정리해 보냅니다. "색상 A에서 B로 변경, 수량 500에서 400으로 변경" 같은 식입니다.
- 상대가 "확인했다"고 답한 메시지를 캡처해 사양서와 같은 곳에 저장합니다.
- 단가나 납기가 같이 움직이면 그것도 같은 메시지에 함께 적습니다. 사양만 바꾸고 단가를 말하지 않으면 나중에 추가 청구가 나옵니다.
- 사양서에는 버전과 날짜를 붙입니다. 파일 이름에 날짜가 들어 있으면 어느 것이 최종본인지 헷갈리지 않습니다.
문서가 있어도 해결되지 않는 것
문서는 만능이 아닙니다. 솔직하게 한계를 적습니다.
- 중국 공장은 한국 법원 판결을 받아 주지 않습니다. 문서가 있어도 상대가 끝내 응하지 않으면 강제할 수단이 마땅치 않습니다. 그래서 잔금을 검품 뒤로 미루는 구조가 더 큰 안전장치입니다.
- 너무 길게 쓰면 읽히지 않습니다. 사양서가 열 장이 넘으면 현장에서는 아무도 안 봅니다. 핵심 항목을 한 장에 모으고 나머지는 첨부로 둡니다.
- 공장 사정으로 사양이 불가능한 경우도 있습니다. 적어 놓았다고 만들어지는 것은 아닙니다. 발주 전에 공장이 해당 사양을 실제로 낼 수 있는지 확인해야 합니다.
- 이우 시장 소량 거래는 공식 발주서 없이 진행되는 일이 많습니다. 이럴 때는 사진과 메시지 기록이 사실상 발주서 역할을 합니다. 형식보다 기록이 남는 것이 중요합니다.
저희는 이렇게 처리합니다
저희는 견적 확정 단계에서 품목별 사양을 한 장으로 정리해 사장님께 먼저 확인받고, 그 내용을 그대로 중국어로 옮겨 공장에 보냅니다. 변경이 생기면 같은 방식으로 한 줄 기록을 남깁니다. 사양을 숫자로 바꾸는 일을 같이 해드리는 것이 중국수입대행에서 저희가 하는 일의 상당 부분입니다. 처음 거래하는 분이라면 첫 수입 진행 순서 글을 먼저 보셔도 좋습니다. 서비스 범위는 수입대행 안내에, 현지 분위기는 이우허브TV에 있습니다.