중국수입대행을 맡기면 서류는 알아서 처리되는 줄 아시는 분이 많습니다. 반은 맞고 반은 틀립니다. 서류를 만드는 곳은 중국 공장이고, 그걸 받아 신고하는 곳은 한국 관세사입니다. 그 사이에서 숫자 하나가 어긋나면 물건이 세관 앞에서 멈춥니다.
이 글은 중국구매대행으로 물건을 들여올 때 오가는 서류 중 가장 자주 문제가 되는 인보이스와 패킹리스트를 다룹니다. 무엇이 적혀야 하는지, 어디서 틀어지는지, 틀어지면 어떤 일이 생기는지를 순서대로 적었습니다.
수입에 필요한 서류는 크게 네 가지입니다
정식 수입에는 서류가 여러 장 붙습니다. 이름은 낯설지만 역할은 단순합니다.
- 인보이스(상업송장) — 무엇을 얼마에 샀는지 적은 문서입니다. 관세와 부가세를 계산하는 기준 금액이 여기서 나옵니다.
- 패킹리스트(포장명세서) — 박스가 몇 개고 박스마다 무엇이 몇 개 들었는지, 무게와 부피는 얼마인지 적은 문서입니다.
- 운송 서류 — 해상이면 B/L, 항공이면 AWB입니다. 물건이 실제로 선적됐다는 증빙입니다.
- 원산지증명서와 각종 인증 서류 — 협정관세를 적용받거나 요건 확인이 필요한 품목에만 붙습니다.
이 중 사장님이 직접 만질 일이 가장 많은 것은 앞의 두 가지입니다. 나머지는 운송사와 관세사가 처리하는 몫이 큽니다. 관세사가 어디까지 맡는지는 통관 대행 범위 글에 따로 적었습니다.
인보이스에는 무엇이 적혀야 하나요
인보이스는 세관이 가장 먼저 보는 서류입니다. 빠지면 곤란한 항목은 정해져 있습니다.
- 품명 — 어떤 물건인지 알아볼 수 있게 적습니다. "잡화", "상품" 같은 뭉뚱그린 이름은 HS코드를 정하는 데 도움이 안 됩니다.
- 수량과 단가, 총액 — 세 숫자가 서로 맞아야 합니다. 곱했을 때 총액이 되지 않으면 서류부터 의심받습니다.
- 통화 — 위안인지 달러인지 분명해야 합니다.
- 거래 조건 — FOB, EXW 같은 조건입니다. 운임을 누가 내는지가 과세가격에 영향을 줍니다. 용어는 중국 무역 용어 사전에서 확인하실 수 있습니다.
- 판매자와 구매자 정보 — 상호, 주소, 구매자는 한국 사업자 명의와 일치해야 합니다.
품목이 여러 가지인 주문은 품목마다 한 줄씩 나눠 적어야 합니다. 한 줄로 합쳐 적으면 HS코드가 다른 물건이 섞여 있어도 구분할 방법이 없습니다. HS코드가 왜 세율을 정하는지는 관세·부가세 계산 글에 정리해 두었습니다.
패킹리스트는 박스를 열지 않고도 읽혀야 합니다
패킹리스트는 세관이 박스를 열기 전에 내용물을 짐작하는 기준입니다. 검사 대상으로 뽑혔을 때 서류와 박스가 맞는지 대조하는 용도로도 씁니다.
- 박스 번호와 박스 수 — 실제 박스에 쓴 번호와 같아야 합니다.
- 박스별 품목과 수량 — 박스마다 무엇이 몇 개 들었는지 적습니다.
- 총중량과 순중량 — 포장까지 합친 무게와 물건만의 무게입니다.
- 박스 치수와 CBM — 운임이 부피로 정해지므로 정확해야 합니다. CBM 계산기로 미리 맞춰볼 수 있습니다.
치수는 포장을 바꾸면 달라집니다. 외박스 규격이 운임과 세금을 어떻게 같이 움직이는지는 포장·외박스 글에서 적었습니다.
어디서 어긋나는지 — 실제로 자주 보는 경우
서류 사고는 대부분 악의가 아니라 부주의와 관행에서 나옵니다. 현지에서 반복해서 보는 경우를 적습니다.
- 실제 결제액보다 낮은 금액을 인보이스에 적는 경우. 중국 쪽에서 세금을 줄여주겠다며 먼저 제안하는 일이 있습니다. 송금 내역과 인보이스가 다르면 한국 세관에서는 저가신고로 봅니다. 가산세 대상이 될 수 있고, 반복되면 사업자 신용에도 남습니다. 저희는 이런 서류를 만들지 않습니다.
- 수량이 늘거나 줄었는데 서류를 고치지 않은 경우. 생산 중에 수량이 바뀌었는데 처음 인보이스가 그대로 나가면 박스와 서류가 맞지 않습니다.
- 여러 공장 물건을 한 컨테이너에 합쳤는데 서류가 하나로 뭉친 경우. 공급처마다 인보이스를 받아 합치는 작업이 빠지면 품목 구분이 흐려집니다.
- 패킹리스트 중량이 실측과 크게 다른 경우. 추정치로 적은 서류는 검사에서 바로 드러납니다.
- 구매자 상호가 사업자등록증과 다른 경우. 약칭이나 영문 표기가 달라 서류를 다시 받는 일이 흔합니다.
서류가 틀리면 실제로 생기는 일
결과는 어긋남의 크기에 따라 갈립니다. 모두 같은 무게는 아닙니다.
- 가벼운 경우 — 철자나 표기 오류입니다. 정정 서류를 받는 며칠이 지연됩니다.
- 중간 경우 — 수량·중량 불일치로 물품검사 대상이 됩니다. 박스를 열어 확인하는 동안 시간과 비용이 더 듭니다.
- 무거운 경우 — 금액 불일치입니다. 과세가격을 다시 따지게 되고 가산세 문제로 번질 수 있습니다.
지연되는 동안 물건은 보세구역에 머뭅니다. 보관료가 날짜별로 붙고, 판매 일정이 있는 상품이면 시즌을 놓칩니다. 전체 일정에서 통관이 차지하는 구간은 일정 글에서 구간별로 나눠 적었습니다.
서류를 맞추는 순서
서류는 선적 직전이 아니라 발주 단계에서부터 맞춰야 안 틀어집니다. 저희가 쓰는 순서는 다음과 같습니다.
- 발주 전에 품명을 구체적으로 확정하고 HS코드 후보를 같이 봅니다. HS코드 조회로 먼저 확인하실 수 있습니다.
- 결제한 금액과 인보이스 금액이 같은지 대조합니다.
- 검품에서 확인한 실제 수량과 서류 수량을 맞춥니다. 검품이 서류 확인을 겸하는 이유는 검품 글에 적었습니다.
- 패킹리스트의 박스 번호와 실제 박스에 쓴 번호를 출고 전에 대조합니다.
- 한국 관세사에게 서류를 넘기고, 신고 전에 의문 나는 줄이 없는지 한 번 더 봅니다.
솔직하게 말씀드리는 한계
서류를 아무리 잘 맞춰도 해결되지 않는 것이 있습니다.
- 서류가 맞아도 요건 확인 품목이면 인증이 별개로 필요합니다. 이 부분은 KC인증·식약처 글과 원산지·한글표시 글을 보셔야 합니다.
- 세관의 검사 대상 선정은 저희가 정하지 못합니다. 서류가 완벽해도 무작위로 열어볼 수 있습니다.
- 중국 공장이 서류를 늦게 주거나 형식이 부실하면 저희가 다시 요청하는 시간이 듭니다. 일정 계산에 이 시간이 들어가야 합니다.
- 이미 낮게 신고해 버린 건은 서류만 고쳐서 해결되지 않습니다. 관세사와 정정 절차를 밟아야 합니다.
서류는 사장님이 직접 쓰지 않아도 되지만 무엇이 적혀 나가는지는 알고 계셔야 합니다. 이 글이 그 기준이 되길 바랍니다. 품목과 수량을 알려주시면 서류에서 미리 걸릴 지점부터 확인해 드립니다. 서비스 범위는 수입대행 안내에, 현지 분위기는 이우허브TV에 있습니다.